Коммуникация в IT. Повышаем эффективность взаимодействия

Качество коммуникации между участниками проекта прямо влияет на его успех и эффективность работы команд. В этой статье я поделюсь рекомендациями, по эффективному общению в почте, мессенджерах и на созвонах. На написание статьи меня вдохновили мои ошибки и регулярное наблюдение за коллегами на текущей и прошлых работах 😊

Варианты коммуникации

В основном общение происходит по трём каналам связи. Начиная от самого медленного реагирования до самого быстрого:

• Почта
• Мессенджеры
• Созвоны

Каждый из них имеет свои преимущества и ограничения. Выбор способа напрямую зависит от задачи и влияет на эффективность передачи информации и скорость решения задачи.

Разные ситуации требуют различных подходов. Нет универсального способа.

• Срочные вопросы лучше решать через мессенджеры или звонки
• Формальные договоренности следует фиксировать по почте
• Сложные технические обсуждения эффективнее проводить на созвонах и фиксировать финальное решение в почте/мессенджере
• Оперативные вопросы удобно решать в рабочих мессенджерах

При выборе канала связи следует учитывать:

• Срочность вопроса
• Количество вовлеченных участников
• Необходимость сохранения истории обсуждения
• Формальность коммуникации
• Сложность обсуждаемого вопроса

Электронная почта

Остается основным инструментом формальной коммуникации во многих организациях, особенно при согласовании проектных документов и фиксации договорённостей. Что может сделать общение по электронной почте проще и эффективнее? Некоторые пункты очевидны и просты, но на моей практике часто даже они не соблюдаются.

Структура письма

1. Используйте информативные темы письма. Например, я придерживаюсь следующего шаблона: {Проект}.{Суть письма}. 
   Пример: НСИ. Согласование API
2. Начинайте с главной мысли в первом абзаце без лишних вводных. Если текст письма большой, сперва напишите тезисно мысль, а далее распишите подробнее.
3. Делите текст на абзацы по смысловым блокам. Это важно, так как монолитный текст читается очень плохо.
4. Если обращаетесь в письме к нескольким получателям, выделяйте жирным их имя.
   Пример: Андрей, прошу направить…
5. Используйте ненумерованные списки для простоты восприятия текста.
6. Выделяйте важную информацию в тексте, если письмо большое.
   Пример: …обновление не устранило баг, а изменило его…
7. В конце письма конкретизируйте, что вы хотите от получателя – «Согласовать», «Подтвердить», «Взять в работу». Есть риск, что письма без просьбы так и останется без ответа.

Хорошие практики

1. Сохраняйте целостность переписки
Важно не начинать новую цепочку писем по уже обсуждаемому вопросу. Это помогает всем участникам быстро восстановить контекст и избежать повторных вопросов.

2. Пишите просто и понятно. Для читателя. Излайте мысли простым языком, избегая:

• Длинных вводных конструкций
• Сложных деепричастных и причастных конструкций
• Канцеляризма

3. Используйте получателей письма в копии только для информирования
Получателей в копии следует использовать только для информирования, а не для привлечения дополнительных участников к обсуждению. Если человеку нужно совершить какое-то действие, включайте его в основные получатели.

4. Одна тема – одна цепочка переписки
Каждая переписка должна быть посвящена одному вопросу/теме. Возникла новая? Создайте отдельную цепочку для обсуждения. Так в дальнейшем будет гораздо проще и быстрее искать информацию.

5. Созванивайтесь при длинных непонятных обсуждениях
Если переписка превышает 6-7 сообщений туда-обратно без явного решения, это может быть сигналом, что лучше обсудить вопрос голосом. Организуйте короткую встречу или звонок, а результаты зафиксируйте письмом.

6. Проверяйте текст на орфографические ошибки
Грамматические ошибки снижают профессиональное восприятие письма и показывают вас как специалиста. Используйте встроенные средства проверки орфографии или специальные сервисы перед отправкой.

Telegram и подобные мессенджеры

Несмотря на наличие корпоративных инструментов, Telegram и подобные мессенджеры активно используются во многих организациях. Это создает определенные вызовы, которые требуют особого подхода.

Организация чатов

1. Создавайте понятную систему названий чатов. {Проект}. {Задача чата}
   Пример: 1С. Обучение
2. Используйте информативные иконки для быстрой идентификации чатов (хотя бы в своих внутренних), иначе чаты могут затеряться, когда их много
3. Закрепляйте важную информацию
4. Группируйте чаты по папкам для удобной навигации

Правила коммуникации

1. Запретите голосовые сообщения в рабочих чатах. Да, я считаю, что голосовые применимы только для личного общения.

2. Формулируйте полную мысль в одном сообщении. Избегайте дробления текста и отправки по одному слову (Привет любителям писать «Привет» и «Привет, могу набрать?»)

3. Пишите грамотно, особенно при общении с заказчиком.

4. При обращении к конкретному лицу, используйте упоминание (@ivanov)

5. Оставляйте реакции, что сообщение принято и взято в работе. Достаточно просто пальца вверх.

6. Старайтесь не писать внерабочее время.

Созвоны

Он же ВКС. Эффективно для обсуждения сложных вопросов, проведения дейли, встреч с заказчиком, демонстраций решений. Есть и обратная сторона – ими любят злоупотреблять и использовать при любой возможности.

Чтобы у созвона были шансы на результат:

1. Составляйте четкую повестку. Звонки без цели – бессмысленная трата времени

2. Оцените реальную длительность совещания и предупредите участников заранее

3. Если есть материалы, с которыми участникам совещания нужно ознакомиться, отправляйте их заранее

4. При регистрации встречи в календаре давайте ей понятное название. Название «Иван» или «Без названия» не в счёт. (чуть раскрой мысль, конкретизируй «понятное название»)

Во время проведения:

1. Представьте участников, если встреча впервые

2. Следуйте повестке

3. Фиксируйте решения и задачи

4. Выключайте микрофон, когда не говорите (увы, но не все это делают)

5. Уважайте время других участников и не уходите от темы

После звонка фиксируйте договорённости с созвона в переписке или почте, чтобы информация не потерялась.

Итог

Важно помнить, что универсальных решений не существует – каждая команда должна адаптироваться под свои потребности и особенности проекта.

• Цените и уважайте время сотрудников, коллег и заказчиков.
• Пишите правильно, структурированно и понятно.
• Старайтесь улучшить свои процессы, ведь от этого зависит успех команды и компании.

Спасибо, если полностью прочитали! Это моя первая статья.